Business Process Management (BPM) ist für jedes zukunftsorientierte Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. In einem spannenden Webcast haben Devorie Klingels-Leuschner (Head of Business Process Management bei Hays Deutschland) und Wassilios Lolas (Global Vice President Market Impact bei SAP Signavio) gezeigt, wie BPM nicht nur eingeführt, sondern auch nachhaltig in einem Unternehmen verankert werden kann.
Lassen Sie uns gemeinsam die Highlights des Webcasts betrachten. Erfahren Sie, welche Erkenntnisse Sie von Hays für Ihr eigenes Business Process Management übernehmen können. Ich stelle Ihnen 7 Erfolgsfaktoren vor, die mir in dem Webcast besonders wichtig geworden sind.
Als Erstes stelle ich Ihnen kurz die Firma Hays vor:
Hays Deutschland – Personaldienstleister & Personalvermittlung
Hays ist ein global agierender Personaldienstleister im Bereich spezialisierter Fach- und Führungskräfte. Allein in Deutschland gibt es rund 6.000 Kunden und etwa 480.000 Fachkräfte im Talent-Pool.
Das Unternehmen ist in zahlreichen Branchen und Vertragsarten tätig – von Rekrutierung über Arbeitnehmerüberlassung bis hin zu Werkverträgen und Workforce Management-Lösungen.
Neben dem klassischen Personalvertrieb sind auch Themen wie New Work, Digitalisierung, Diversity und Nachhaltigkeit von großer Bedeutung.
Der Weg zur Einführung von BPM
Die Notwendigkeit erkennen
Bei Hays begann alles vor etwa sieben Jahren mit dem Projekt der digitalen Vertragserstellung. Dabei wurde schnell klar, dass ein einheitliches und durchgängiges Prozessmanagement unerlässlich ist, um Projekte effizient zu gestalten und um die Digitalisierung voranzutreiben. Ein Aha-Moment war, als die Projektbeteiligten merkten, dass der Vertrag nur ein kleiner Teil eines viel größeren Prozesses ist. Das führte zur Erkenntnis, dass eine End-to-End-Betrachtung notwendig ist.
Aus dieser Erkenntnis heraus und angetrieben durch die zunehmende strategische Relevanz ihrer Digitalisierungsvorhaben, hat Hays Deutschland sich dazu entschieden, ein strukturiertes Prozessmanagement aufzubauen. Das Ziel war es, Veränderungen ganzheitlich und prozessorientiert anzugehen, um den Erfolg dieser Initiativen zu steigern.
Aufbau der Prozessorganisation
Ein entscheidender Schritt war die Einführung von Process Ownern und Process Managern: Process Owner sind oft Führungskräfte oder Fachexpert:innen, die für ihre Prozesse verantwortlich sind und Entscheidungen treffen können. Process Manager unterstützen operativ und sind für die Detailarbeit verantwortlich. Diese Struktur hilft, die Verantwortung und Entscheidungskompetenz klar zu definieren und Prozesse effizient zu steuern.
Regelmäßig treffen sich die Process Owner und Process Manager, um über Verbesserungsvorschläge zu diskutieren. Diese Meetings helfen nicht nur bei der Entscheidungsfindung, sondern fördern auch den Austausch und schaffen eine übergreifende Sicht auf die Abläufe. Diese gemeinschaftliche Arbeit in einer Community verstärkt das Verantwortungsbewusstsein und das Engagement der einzelnen Beteiligten.
Die Rolle von Technologie
Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung von Business Process Management. Hays analysierte und testete mehrere Anbieter für BPM-Lösungen. Die Entscheidung fiel auf SAP Signavio, basierend auf dem Feedback von Usern, die tagtäglich mit der Software arbeiten würden, wozu die Modellierer gehören.
Ein weiteres, wichtiges Argument war die Skalierbarkeit und das “Evolutionspotenzial” unserer Lösung: Angefangen vom Aufbau einer Prozess-Community, über der Dokumentation, bis hin zu Process Mining, Analysen und Optimierungen ist SAP Signavio so modular und flexibel, um mit den wachsenden Anforderungen und der Weiterentwicklung des Business Process Managements Schritt zu halten.
7 Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Business Process Management
Devorie Klingels-Leuschner betont im Webcast, dass der Weg zu einer professionellen Prozessorganisation sehr individuell sein muss. Er muss zum Reifegrad der Organisation und der Mitarbeiter:innen passen. Was bei Hays funktioniert hat, muss woanders nicht zwangsläufig genauso umgesetzt werden.
Ich bin der Meinung, man kann von den Erfahrungen von Hays äußerst viel lernen und für die eigene Organisation übernehmen. Basierend auf ihrem spannenden Erfahrungsbericht im Webcast nehme ich folgende Schlüsselfaktoren mit, die für ein erfolgreiches Business Process Management notwendig sind:
1. Unternehmensweite Unterstützung
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist das klare Commitment vom Vorstand. Ohne die Rückendeckung der obersten Führungsebene wäre es kaum möglich gewesen, BPM bei Hays so erfolgreich zu implementieren. Diese Unterstützung ist entscheidend, um die notwendigen Ressourcen bereitzustellen und die organisatorischen Veränderungen durchzusetzen.
2. Klares Verständnis von: “Warum machen wir BPM überhaupt?”
Um das Commitment vom Management, aber auch der ganzen Belegschaft, zu erhalten, ist die Frage nach dem “Warum” bedeutsam. Bei Hays Deutschland war es, wie oben erwähnt, die digitale Vertragserstellung.
Dies war ein Schlüsselerlebnis, da deutlich wurde, dass sich Projekte zur Digitalisierung oder Automatisierung nicht nur auf einzelne Prozessschritte fokussieren können, sondern der gesamte End-to-End-Prozess betrachtet werden sollte. Dadurch ergab sich die Erkenntnis, dass ein Framework und Organisationsstrukturen für ein ganzheitliches Prozessmanagement notwendig sind.
3. Gründung einer Prozess-Community
BPM ist keine One-Man-Show. Es erfordert eine starke Community, in der insbesondere Process Owner und Process Manager für Teilprozesse bzw. bestimmte Abschnitte eines Prozesses verantwortlich sind.
Die Community ermöglicht die übergreifende Zusammenarbeit zwischen den Bereichen und stellt sicher, dass alle Beteiligten eingebunden sind und ihre Stimmen gehört werden. Die Einbindung aller Stakeholder in eine gemeinsame Diskussion ist wichtig, um Silos aufzubrechen.
4. Transparente Kommunikation
Regelmäßige und transparente Kommunikation sind das A und O. Bei Hays gibt es klare Governance-Strukturen und regelmäßige Meetings, um über Fortschritte und Herausforderungen zu sprechen. Diese Transparenz hilft, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
5. Kontinuierliche Verbesserung
BPM ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wichtig ist es, einen ersten Schritt zu machen und dann Schritt für Schritt weiterzugehen. Dabei ist es hilfreich, sich auch externen Input einzuholen – sei es von anderen Unternehmen, Berater:innen oder Wissenschaftler:innen.
Bei Hays gibt es regelmäßige Reviews und Optimierungen. Durch diesen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bleibt BPM lebendig und relevant. Wichtig ist auch, dass Erfolge sichtbar gemacht und gefeiert werden, um die Motivation hochzuhalten.
6. Schulung und Entwicklung
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter:innen. Hays hat ein klares Onboarding-Programm und spezielle Schulungen für Process Manager und Owner. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten über die notwendigen Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um BPM effektiv zu nutzen.
7. Konstruktiver Umgang mit Eskalationen
Wie geht man innerhalb des BPM-Teams mit Eskalationen um, wenn sich die Process Owner nicht einig sind?
Bei Hays gibt es dafür einen Lenkungskreis, der bei Bedarf Entscheidungen trifft. Dieser Lenkungskreis besteht aus den Direktoren der betroffenen Bereiche und kann, wenn nötig, bis zum Vorstand eskalieren.
Bisher kam dieser Lenkungskreis erst einmal in die Position, tatsächlich eine Einigung schaffen zu müssen, was von einer jahrelangen positiven Zusammenarbeit der Prozessbeteiligten zeugt.
Jetzt den Webcast anschauen
Ich fand den “Kunden-Webcast: Keep the fire burning – Begeisterung für BPM als Organisationseinheit wecken und erhalten” so spannend, dass ich ihn mir gerne noch abends um 19 Uhr angeschaut habe :-).
Nehmen auch Sie sich jetzt 45 Minuten Zeit, um sich die wirklich empfehlenswerte Präsentation anzuschauen!
Hinterlassen Sie gerne Ihre eigenen Learnings vom Webcast unten als Kommentar!
Viele Grüße
Dennis Streichert
Blog post in EnglishBusiness Process Management (BPM) ist für jedes zukunftsorientierte Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. In einem spannenden Webcast haben Devorie Klingels-Leuschner (Head of Business Process Management bei Hays Deutschland) und Wassilios Lolas (Global Vice President Market Impact bei SAP Signavio) gezeigt, wie BPM nicht nur eingeführt, sondern auch nachhaltig in einem Unternehmen verankert werden kann.Lassen Sie uns gemeinsam die Highlights des Webcasts betrachten. Erfahren Sie, welche Erkenntnisse Sie von Hays für Ihr eigenes Business Process Management übernehmen können. Ich stelle Ihnen 7 Erfolgsfaktoren vor, die mir in dem Webcast besonders wichtig geworden sind.Als Erstes stelle ich Ihnen kurz die Firma Hays vor: Hays Deutschland – Personaldienstleister & PersonalvermittlungHays ist ein global agierender Personaldienstleister im Bereich spezialisierter Fach- und Führungskräfte. Allein in Deutschland gibt es rund 6.000 Kunden und etwa 480.000 Fachkräfte im Talent-Pool.Das Unternehmen ist in zahlreichen Branchen und Vertragsarten tätig – von Rekrutierung über Arbeitnehmerüberlassung bis hin zu Werkverträgen und Workforce Management-Lösungen.Neben dem klassischen Personalvertrieb sind auch Themen wie New Work, Digitalisierung, Diversity und Nachhaltigkeit von großer Bedeutung. Der Weg zur Einführung von BPMDie Notwendigkeit erkennenBei Hays begann alles vor etwa sieben Jahren mit dem Projekt der digitalen Vertragserstellung. Dabei wurde schnell klar, dass ein einheitliches und durchgängiges Prozessmanagement unerlässlich ist, um Projekte effizient zu gestalten und um die Digitalisierung voranzutreiben. Ein Aha-Moment war, als die Projektbeteiligten merkten, dass der Vertrag nur ein kleiner Teil eines viel größeren Prozesses ist. Das führte zur Erkenntnis, dass eine End-to-End-Betrachtung notwendig ist.Aus dieser Erkenntnis heraus und angetrieben durch die zunehmende strategische Relevanz ihrer Digitalisierungsvorhaben, hat Hays Deutschland sich dazu entschieden, ein strukturiertes Prozessmanagement aufzubauen. Das Ziel war es, Veränderungen ganzheitlich und prozessorientiert anzugehen, um den Erfolg dieser Initiativen zu steigern. Aufbau der ProzessorganisationEin entscheidender Schritt war die Einführung von Process Ownern und Process Managern: Process Owner sind oft Führungskräfte oder Fachexpert:innen, die für ihre Prozesse verantwortlich sind und Entscheidungen treffen können. Process Manager unterstützen operativ und sind für die Detailarbeit verantwortlich. Diese Struktur hilft, die Verantwortung und Entscheidungskompetenz klar zu definieren und Prozesse effizient zu steuern.Regelmäßig treffen sich die Process Owner und Process Manager, um über Verbesserungsvorschläge zu diskutieren. Diese Meetings helfen nicht nur bei der Entscheidungsfindung, sondern fördern auch den Austausch und schaffen eine übergreifende Sicht auf die Abläufe. Diese gemeinschaftliche Arbeit in einer Community verstärkt das Verantwortungsbewusstsein und das Engagement der einzelnen Beteiligten. Die Rolle von TechnologieTechnologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung von Business Process Management. Hays analysierte und testete mehrere Anbieter für BPM-Lösungen. Die Entscheidung fiel auf SAP Signavio, basierend auf dem Feedback von Usern, die tagtäglich mit der Software arbeiten würden, wozu die Modellierer gehören.Ein weiteres, wichtiges Argument war die Skalierbarkeit und das “Evolutionspotenzial” unserer Lösung: Angefangen vom Aufbau einer Prozess-Community, über der Dokumentation, bis hin zu Process Mining, Analysen und Optimierungen ist SAP Signavio so modular und flexibel, um mit den wachsenden Anforderungen und der Weiterentwicklung des Business Process Managements Schritt zu halten. 7 Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Business Process ManagementDevorie Klingels-Leuschner betont im Webcast, dass der Weg zu einer professionellen Prozessorganisation sehr individuell sein muss. Er muss zum Reifegrad der Organisation und der Mitarbeiter:innen passen. Was bei Hays funktioniert hat, muss woanders nicht zwangsläufig genauso umgesetzt werden.Ich bin der Meinung, man kann von den Erfahrungen von Hays äußerst viel lernen und für die eigene Organisation übernehmen. Basierend auf ihrem spannenden Erfahrungsbericht im Webcast nehme ich folgende Schlüsselfaktoren mit, die für ein erfolgreiches Business Process Management notwendig sind: 1. Unternehmensweite UnterstützungEin zentraler Erfolgsfaktor ist das klare Commitment vom Vorstand. Ohne die Rückendeckung der obersten Führungsebene wäre es kaum möglich gewesen, BPM bei Hays so erfolgreich zu implementieren. Diese Unterstützung ist entscheidend, um die notwendigen Ressourcen bereitzustellen und die organisatorischen Veränderungen durchzusetzen. 2. Klares Verständnis von: “Warum machen wir BPM überhaupt?”Um das Commitment vom Management, aber auch der ganzen Belegschaft, zu erhalten, ist die Frage nach dem “Warum” bedeutsam. Bei Hays Deutschland war es, wie oben erwähnt, die digitale Vertragserstellung.Dies war ein Schlüsselerlebnis, da deutlich wurde, dass sich Projekte zur Digitalisierung oder Automatisierung nicht nur auf einzelne Prozessschritte fokussieren können, sondern der gesamte End-to-End-Prozess betrachtet werden sollte. Dadurch ergab sich die Erkenntnis, dass ein Framework und Organisationsstrukturen für ein ganzheitliches Prozessmanagement notwendig sind. 3. Gründung einer Prozess-CommunityBPM ist keine One-Man-Show. Es erfordert eine starke Community, in der insbesondere Process Owner und Process Manager für Teilprozesse bzw. bestimmte Abschnitte eines Prozesses verantwortlich sind.Die Community ermöglicht die übergreifende Zusammenarbeit zwischen den Bereichen und stellt sicher, dass alle Beteiligten eingebunden sind und ihre Stimmen gehört werden. Die Einbindung aller Stakeholder in eine gemeinsame Diskussion ist wichtig, um Silos aufzubrechen. 4. Transparente KommunikationRegelmäßige und transparente Kommunikation sind das A und O. Bei Hays gibt es klare Governance-Strukturen und regelmäßige Meetings, um über Fortschritte und Herausforderungen zu sprechen. Diese Transparenz hilft, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. 5. Kontinuierliche VerbesserungBPM ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wichtig ist es, einen ersten Schritt zu machen und dann Schritt für Schritt weiterzugehen. Dabei ist es hilfreich, sich auch externen Input einzuholen – sei es von anderen Unternehmen, Berater:innen oder Wissenschaftler:innen.Bei Hays gibt es regelmäßige Reviews und Optimierungen. Durch diesen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bleibt BPM lebendig und relevant. Wichtig ist auch, dass Erfolge sichtbar gemacht und gefeiert werden, um die Motivation hochzuhalten. 6. Schulung und EntwicklungEin weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter:innen. Hays hat ein klares Onboarding-Programm und spezielle Schulungen für Process Manager und Owner. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten über die notwendigen Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um BPM effektiv zu nutzen. 7. Konstruktiver Umgang mit EskalationenWie geht man innerhalb des BPM-Teams mit Eskalationen um, wenn sich die Process Owner nicht einig sind?Bei Hays gibt es dafür einen Lenkungskreis, der bei Bedarf Entscheidungen trifft. Dieser Lenkungskreis besteht aus den Direktoren der betroffenen Bereiche und kann, wenn nötig, bis zum Vorstand eskalieren.Bisher kam dieser Lenkungskreis erst einmal in die Position, tatsächlich eine Einigung schaffen zu müssen, was von einer jahrelangen positiven Zusammenarbeit der Prozessbeteiligten zeugt. Jetzt den Webcast anschauenIch fand den “Kunden-Webcast: Keep the fire burning – Begeisterung für BPM als Organisationseinheit wecken und erhalten” so spannend, dass ich ihn mir gerne noch abends um 19 Uhr angeschaut habe :-).Nehmen auch Sie sich jetzt 45 Minuten Zeit, um sich die wirklich empfehlenswerte Präsentation anzuschauen! Hinterlassen Sie gerne Ihre eigenen Learnings vom Webcast unten als Kommentar!Viele GrüßeDennis Streichert Read More Technology Blogs by SAP articles
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