Configurer un Flux d’Approbation Flexible pour le Bon de Commande (SAP S/4HANA Cloud)

📘 Guide Complet : Configurer un Flux d’Approbation Flexible pour le Bon de Commande (SAP S/4HANA Cloud)

Ce guide est conçu pour tous les types d’utilisateurs, des utilisateurs finaux (“Dummies”) aux consultants et utilisateurs clés. Nous allons transformer une procédure technique en un processus métier complet de bout en bout, incluant les concepts, la configuration détaillée, et un plan de test pratique.

Ce guide est basé sur la version SAP S/4HANA Cloud Public Edition 23081.

1. 💡 Concepts : Qu’est-ce que le Workflow Flexible ? (Pour les “Nuls” et Utilisateurs Finaux)

Avant de configurer, comprenons-le “pourquoi” et le “comment”.

Qu’est-ce que c’est ?

Le Workflow Flexible est la méthode moderne de SAP S/4HANA pour gérer les processus d’approbation. Voyez-le comme un “robot” de routage intelligent pour vos documents.

Avant (L’ancienne méthode) : Les règles d’approbation (stratégies de lancement) étaient rigides, complexes et nécessitaient souvent un expert technique (un développeur) pour être modifiées.Maintenant (Le Workflow Flexible) : Les règles sont définies par les utilisateurs clés (Key Users) directement dans une application Fiori. C’est visuel, adaptable et ne nécessite aucun code.

Pourquoi l’utiliser ?

Flexibilité : Vous pouvez changer les règles (ex: “Approbation requise si > 1000 EUR” au lieu de 500 EUR) en quelques clics.Mobilité : Les approbateurs reçoivent les tâches dans leur application My Inbox et peuvent approuver depuis leur ordinateur ou leur téléphone.Traçabilité : Vous voyez exactement qui doit approuver, qui a approuvé, et à quelle heure.

Le Processus de Bout en Bout (Exemple simple)

Création : Un acheteur crée une commande d’achat (PO) de 600 EUR.Déclenchement : Le système vérifie les règles. Il voit que 600 EUR est supérieur à la limite de 500 EUR que nous avons définie.Approbation : Le système bloque la PO et envoie automatiquement une tâche d’approbation au manager (ex: dans l’application My Inbox).Action : Le manager ouvre la tâche, vérifie la PO, et clique sur “Approuver”.Libération : Le système libère automatiquement la PO. Elle est maintenant officielle et peut être envoyée au fournisseur.2. 🛠️ Guide de Configuration (Pour les Utilisateurs Clés et Consultants)

Cette section détaille le “comment” construire le processus, en suivant précisément la procédure de vos documents.

PrérequisVous devez être connecté avec le rôle : Configuration Expert – Business Process Configuration3.Le workflow flexible doit déjà être activé pour le type de document d’achat (ex: NB) dans votre système. C’est une étape de configuration de base (scoping).Procédure de Configuration (Étape par Étape)

Nous allons maintenant configurer une règle qui exige une approbation pour toute commande d’achat du groupe d’acheteurs 003 dont la valeur dépasse 500 EUR.

Accéder à l’applicationConnectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori.Ouvrez l’application Manage Workflows for Purchase Orders (F2872).L’écran Manage Workflows s’affiche, listant tous les workflows existants7.Créer le Nouveau WorkflowCliquez sur Ajouter (Add) pour créer un nouveau workflow.Dans l’onglet En-tête (Header), saisissez un nom clair.Nom du workflow : Test du workflow pour le bon de commande CEB.Définir les Conditions de Lancement (Le “Quand”)Allez à la section Conditions de démarrage (Start Conditions). C’est ici que nous définissons quand ce workflow doit se déclencher.Condition 1 : Groupe d’acheteursDans le menu déroulant, sélectionnez Le groupe d’achats de la commande d’achat est :11.Entrez la valeur : 00312.Condition 2 : MontantCliquez sur Créer une autre condition (Create another condition)13.Sélectionnez Le montant total net du bon de commande est supérieur à :14.Entrez le Montant : 500,0015.Entrez la Devise : EUR16.Note : Le workflow ne se déclenchera que si TOUTES ces conditions sont remplies (Groupe 003 ET Montant > 500 EUR).Définir les Étapes (Le “Qui”)Descendez à la section Étapes (Steps) et cliquez sur Créer (Create)17.Type d’étape : Sélectionnez Libération du bon de commande (Release of Purchase Order)18.Attribuer les Destinataires (Les Approbateurs)Allez à la section Destinataires (Recipients)19.Affectation par : Choisissez Utilisateur (User)20. (Note : Dans un scénario réel, on utilise souvent “Rôle” pour plus de flexibilité, mais nous suivons ici l’exemple).Utilisateur : Cliquez sur l’aide à la saisie et sélectionnez les utilisateurs spécifiques qui peuvent approuver21. (L’image montre la sélection de plusieurs utilisateurs comme Catalin Irinia, Laurent Sirot, etc.).Cliquez sur OK22.Étape à réaliser par : Sélectionnez Un des destinataires (One of the recipients)23. Cela signifie que si une seule des personnes listées approuve, l’étape est terminée.Cliquez sur Créer (Create) en bas de l’écran24.Sauvegarder et Activer le WorkflowVous revenez à l’écran principal du workflow. Cliquez sur Enregistrer (Save)25.Le système sauvegarde votre nouvelle configuration26.Cliquez sur Activer (Activate) pour rendre ce workflow “live”27.Résultat : Votre workflow est maintenant listé et a le statut Actif (Active)28.3. 🧪 Cas Pratique et Plan de Test (End-to-End)

Maintenant, vérifions que notre configuration fonctionne dans un scénario métier réel.

Objectif : Tester que le workflow se déclenche uniquement pour les PO du groupe 003 de plus de 500 EUR et qu’il est approuvé automatiquement dans les autres cas.

Rôles de Test :

Utilisateur 1 (Acheteur) : Un utilisateur standard qui crée les commandes d’achat.Utilisateur 2 (Approbateur) : Un des managers que nous avons assignés dans le workflow (ex: CB998000010 – Catalin Irinia)29.

Données de Base (Exemples) :

Fournisseur : 10300001 (Global Corp)Matériel : TG11 (Trading Good)Organisation d’achats : 1010Plante : 1010Groupe d’achats (Conditionnel) : 003 (Condition de test) 30 et 004 (Contre-test).

Plan de Test Détaillé

Étape

Rôle

Nom de l’Étape de Test

Instructions

Résultat Attendu

Test A : Déclenchement (Cas Nominal)

Acheteur

Créer PO > 500 EUR (Groupe 003)

1. Ouvrir l’app Manage Purchase Orders (F0842A) ou Create Purchase Order – Advanced (ME21N).

2. Créer une PO avec : Fournisseur 10300001, Matériel TG11, Qty 10, Prix 60 EUR.

3. Groupe d’achats : 003.

4. Montant total = 600 EUR (Supérieur à 500 EUR 31).

5. Sauvegarder.

La PO est créée (ex: 45000…) avec le statut “En approbation” (“In Approval”). Elle est bloquée.

Approbateur

Recevoir la Tâche

1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).

Une nouvelle tâche “Approuver Bon de Commande” pour 600 EUR apparaît dans la boîte de réception.

Approbateur

Approuver la PO

1. Ouvrir la tâche.

2. Vérifier les détails.

3. Cliquer sur Approuver (Approve).

La tâche disparaît de la boîte de réception. La PO est libérée.

Acheteur

Vérifier le Statut

1. Ouvrir l’app Manage Purchase Orders (F0842A).

2. Rechercher la PO.

Le statut de la PO est maintenant “Approuvé” ou “Envoyé au fournisseur”.

Test B : Contre-Test (Montant trop faible)

Acheteur

Créer PO < 500 EUR (Groupe 003)

1. Créer une PO comme à l’étape 1, mais avec un Prix de 40 EUR.

2. Groupe d’achats : 003.

3. Montant total = 400 EUR (Inférieur à 500 EUR 32).

4. Sauvegarder.

La PO est créée et automatiquement approuvée. Elle ne se bloque pas.

Approbateur

Vérifier la Boîte de Réception

1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).

Aucune nouvelle tâche n’apparaît. (Test réussi).

Test C : Contre-Test (Mauvais Groupe d’Achat)

Acheteur

Créer PO > 500 EUR (Groupe 004)

1. Créer une PO comme à l’étape 1 (Montant 600 EUR).

2. Groupe d’achats : 004 (Ne correspond pas à 003 33).

3. Sauvegarder.

La PO est créée et automatiquement approuvée. Elle ne se bloque pas.

Approbateur

Vérifier la Boîte de Réception

1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).

Aucune nouvelle tâche n’apparaît. (Test réussi).

4. 🏁 Conclusion

En suivant ce guide, vous avez :

Compris les concepts et les avantages métier du Workflow Flexible S/4HANA.Configuré un workflow d’approbation de bout en bout, en définissant les conditions de démarrage 34et les approbateurs 35à l’aide de l’application Manage Workflows for Purchase Orders36.Activé le workflow pour une utilisation productive37.Validé la configuration avec un plan de test métier complet pour garantir que les règles s’appliquent comme prévu.

SAP CLOUD PUBLIC EDITION 2308

Configurer un flux d‘approbation flexible pour le bon de commande (facultatif)

But

Dans cette procédure, vous configurez les conditions de lancement pour l’approbation du bon de commande.

Note Lorsque vous commencez à traiter cette étape, assurez-vous que le workflow flexible pour le type de document d’achat NB a été activé dans votre système.

Connectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori en tant qu’expert en configuration – Configuration des processus métier. La barre de lancement Fiori s’affiche.

Ouvrir Gérer les flux d’approbation pour les bons de commande (F2872) .

L’ écran Gérer les flux s’affiche.

Choisissez Ajouter à créer et effectuez les entrées suivantes :

Nom du workflow : <Test du workflow pour le bon de commande>

Dans la section Conditions de démarrage , ajoutez les conditions préalables suivantes :

Le groupe d’achats de la commande d’achat est : Sélectionné

Groupe d’achats : 003

Choisissez Créer une autre condition et effectuez les entrées suivantes :

Le montant total net du bon de commande est supérieur à : Sélectionné

Montant : Par exemple, 500,00

Devise : EUR

Dans la zone Étapes , choisissez Créer et effectuez les entrées suivantes :

Type d’étape : Libération du bon de commande

Dans la zone Destinataires , effectuez les entrées suivantes :

Affectation par : Utilisateur

Utilisateur : Sélectionnez Utilisateur dans l’aide à la saisie (avec l’ID d’employé PURCHASING_MANAGER)

Choisissez OK .

Étape à réaliser par : Un des destinataires .

Choisissez Créer .

Choisissez Enregistrer . Le workflow du bon de commande est configuré.

Sélectionnez l’élément de workflow que vous venez de créer et choisissez Activer .

L’élément de workflow est activé.

📘 Guide Complet : Configurer un Flux d’Approbation Flexible pour le Bon de Commande (SAP S/4HANA Cloud)Ce guide est conçu pour tous les types d’utilisateurs, des utilisateurs finaux (“Dummies”) aux consultants et utilisateurs clés. Nous allons transformer une procédure technique en un processus métier complet de bout en bout, incluant les concepts, la configuration détaillée, et un plan de test pratique.Ce guide est basé sur la version SAP S/4HANA Cloud Public Edition 23081.1. 💡 Concepts : Qu’est-ce que le Workflow Flexible ? (Pour les “Nuls” et Utilisateurs Finaux)Avant de configurer, comprenons-le “pourquoi” et le “comment”.Qu’est-ce que c’est ?Le Workflow Flexible est la méthode moderne de SAP S/4HANA pour gérer les processus d’approbation. Voyez-le comme un “robot” de routage intelligent pour vos documents.Avant (L’ancienne méthode) : Les règles d’approbation (stratégies de lancement) étaient rigides, complexes et nécessitaient souvent un expert technique (un développeur) pour être modifiées.Maintenant (Le Workflow Flexible) : Les règles sont définies par les utilisateurs clés (Key Users) directement dans une application Fiori. C’est visuel, adaptable et ne nécessite aucun code.Pourquoi l’utiliser ?Flexibilité : Vous pouvez changer les règles (ex: “Approbation requise si > 1000 EUR” au lieu de 500 EUR) en quelques clics.Mobilité : Les approbateurs reçoivent les tâches dans leur application My Inbox et peuvent approuver depuis leur ordinateur ou leur téléphone.Traçabilité : Vous voyez exactement qui doit approuver, qui a approuvé, et à quelle heure.Le Processus de Bout en Bout (Exemple simple)Création : Un acheteur crée une commande d’achat (PO) de 600 EUR.Déclenchement : Le système vérifie les règles. Il voit que 600 EUR est supérieur à la limite de 500 EUR que nous avons définie.Approbation : Le système bloque la PO et envoie automatiquement une tâche d’approbation au manager (ex: dans l’application My Inbox).Action : Le manager ouvre la tâche, vérifie la PO, et clique sur “Approuver”.Libération : Le système libère automatiquement la PO. Elle est maintenant officielle et peut être envoyée au fournisseur.2. 🛠️ Guide de Configuration (Pour les Utilisateurs Clés et Consultants)Cette section détaille le “comment” construire le processus, en suivant précisément la procédure de vos documents.PrérequisVous devez être connecté avec le rôle : Configuration Expert – Business Process Configuration3.Le workflow flexible doit déjà être activé pour le type de document d’achat (ex: NB) dans votre système. C’est une étape de configuration de base (scoping).Procédure de Configuration (Étape par Étape)Nous allons maintenant configurer une règle qui exige une approbation pour toute commande d’achat du groupe d’acheteurs 003 dont la valeur dépasse 500 EUR.Accéder à l’applicationConnectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori.Ouvrez l’application Manage Workflows for Purchase Orders (F2872).L’écran Manage Workflows s’affiche, listant tous les workflows existants7.Créer le Nouveau WorkflowCliquez sur Ajouter (Add) pour créer un nouveau workflow.Dans l’onglet En-tête (Header), saisissez un nom clair.Nom du workflow : Test du workflow pour le bon de commande CEB.Définir les Conditions de Lancement (Le “Quand”)Allez à la section Conditions de démarrage (Start Conditions). C’est ici que nous définissons quand ce workflow doit se déclencher.Condition 1 : Groupe d’acheteursDans le menu déroulant, sélectionnez Le groupe d’achats de la commande d’achat est :11.Entrez la valeur : 00312.Condition 2 : MontantCliquez sur Créer une autre condition (Create another condition)13.Sélectionnez Le montant total net du bon de commande est supérieur à :14.Entrez le Montant : 500,0015.Entrez la Devise : EUR16.Note : Le workflow ne se déclenchera que si TOUTES ces conditions sont remplies (Groupe 003 ET Montant > 500 EUR).Définir les Étapes (Le “Qui”)Descendez à la section Étapes (Steps) et cliquez sur Créer (Create)17.Type d’étape : Sélectionnez Libération du bon de commande (Release of Purchase Order)18.Attribuer les Destinataires (Les Approbateurs)Allez à la section Destinataires (Recipients)19.Affectation par : Choisissez Utilisateur (User)20. (Note : Dans un scénario réel, on utilise souvent “Rôle” pour plus de flexibilité, mais nous suivons ici l’exemple).Utilisateur : Cliquez sur l’aide à la saisie et sélectionnez les utilisateurs spécifiques qui peuvent approuver21. (L’image montre la sélection de plusieurs utilisateurs comme Catalin Irinia, Laurent Sirot, etc.).Cliquez sur OK22.Étape à réaliser par : Sélectionnez Un des destinataires (One of the recipients)23. Cela signifie que si une seule des personnes listées approuve, l’étape est terminée.Cliquez sur Créer (Create) en bas de l’écran24.Sauvegarder et Activer le WorkflowVous revenez à l’écran principal du workflow. Cliquez sur Enregistrer (Save)25.Le système sauvegarde votre nouvelle configuration26.Cliquez sur Activer (Activate) pour rendre ce workflow “live”27.Résultat : Votre workflow est maintenant listé et a le statut Actif (Active)28.3. 🧪 Cas Pratique et Plan de Test (End-to-End)Maintenant, vérifions que notre configuration fonctionne dans un scénario métier réel.Objectif : Tester que le workflow se déclenche uniquement pour les PO du groupe 003 de plus de 500 EUR et qu’il est approuvé automatiquement dans les autres cas.Rôles de Test :Utilisateur 1 (Acheteur) : Un utilisateur standard qui crée les commandes d’achat.Utilisateur 2 (Approbateur) : Un des managers que nous avons assignés dans le workflow (ex: CB998000010 – Catalin Irinia)29.Données de Base (Exemples) :Fournisseur : 10300001 (Global Corp)Matériel : TG11 (Trading Good)Organisation d’achats : 1010Plante : 1010Groupe d’achats (Conditionnel) : 003 (Condition de test) 30 et 004 (Contre-test).Plan de Test DétailléÉtapeRôleNom de l’Étape de TestInstructionsRésultat AttenduTest A : Déclenchement (Cas Nominal) 1AcheteurCréer PO > 500 EUR (Groupe 003)1. Ouvrir l’app Manage Purchase Orders (F0842A) ou Create Purchase Order – Advanced (ME21N). 2. Créer une PO avec : Fournisseur 10300001, Matériel TG11, Qty 10, Prix 60 EUR. 3. Groupe d’achats : 003. 4. Montant total = 600 EUR (Supérieur à 500 EUR 31). 5. Sauvegarder.La PO est créée (ex: 45000…) avec le statut “En approbation” (“In Approval”). Elle est bloquée.2ApprobateurRecevoir la Tâche1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).Une nouvelle tâche “Approuver Bon de Commande” pour 600 EUR apparaît dans la boîte de réception.3ApprobateurApprouver la PO1. Ouvrir la tâche. 2. Vérifier les détails. 3. Cliquer sur Approuver (Approve).La tâche disparaît de la boîte de réception. La PO est libérée.4AcheteurVérifier le Statut1. Ouvrir l’app Manage Purchase Orders (F0842A). 2. Rechercher la PO.Le statut de la PO est maintenant “Approuvé” ou “Envoyé au fournisseur”.Test B : Contre-Test (Montant trop faible) 5AcheteurCréer PO < 500 EUR (Groupe 003)1. Créer une PO comme à l’étape 1, mais avec un Prix de 40 EUR. 2. Groupe d’achats : 003. 3. Montant total = 400 EUR (Inférieur à 500 EUR 32). 4. Sauvegarder.La PO est créée et automatiquement approuvée. Elle ne se bloque pas.6ApprobateurVérifier la Boîte de Réception1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).Aucune nouvelle tâche n’apparaît. (Test réussi).Test C : Contre-Test (Mauvais Groupe d’Achat) 7AcheteurCréer PO > 500 EUR (Groupe 004)1. Créer une PO comme à l’étape 1 (Montant 600 EUR). 2. Groupe d’achats : 004 (Ne correspond pas à 003 33). 3. Sauvegarder.La PO est créée et automatiquement approuvée. Elle ne se bloque pas.8ApprobateurVérifier la Boîte de Réception1. Ouvrir l’app My Inbox (F086).Aucune nouvelle tâche n’apparaît. (Test réussi).4. 🏁 ConclusionEn suivant ce guide, vous avez :Compris les concepts et les avantages métier du Workflow Flexible S/4HANA.Configuré un workflow d’approbation de bout en bout, en définissant les conditions de démarrage 34et les approbateurs 35à l’aide de l’application Manage Workflows for Purchase Orders36.Activé le workflow pour une utilisation productive37.Validé la configuration avec un plan de test métier complet pour garantir que les règles s’appliquent comme prévu. SAP CLOUD PUBLIC EDITION 2308 Configurer un flux d‘approbation flexible pour le bon de commande (facultatif)ButDans cette procédure, vous configurez les conditions de lancement pour l’approbation du bon de commande. Note Lorsque vous commencez à traiter cette étape, assurez-vous que le workflow flexible pour le type de document d’achat NB a été activé dans votre système. Connectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori en tant qu’expert en configuration – Configuration des processus métier. La barre de lancement Fiori s’affiche. Ouvrir Gérer les flux d’approbation pour les bons de commande (F2872) .L’ écran Gérer les flux s’affiche. Choisissez Ajouter à créer et effectuez les entrées suivantes : Nom du workflow : <Test du workflow pour le bon de commande> Dans la section Conditions de démarrage , ajoutez les conditions préalables suivantes : Le groupe d’achats de la commande d’achat est : SélectionnéGroupe d’achats : 003 Choisissez Créer une autre condition et effectuez les entrées suivantes : Le montant total net du bon de commande est supérieur à : SélectionnéMontant : Par exemple, 500,00Devise : EUR Dans la zone Étapes , choisissez Créer et effectuez les entrées suivantes : Type d’étape : Libération du bon de commande Dans la zone Destinataires , effectuez les entrées suivantes :Affectation par : UtilisateurUtilisateur : Sélectionnez Utilisateur dans l’aide à la saisie (avec l’ID d’employé PURCHASING_MANAGER) Choisissez OK . Étape à réaliser par : Un des destinataires . Choisissez Créer .Choisissez Enregistrer . Le workflow du bon de commande est configuré. Sélectionnez l’élément de workflow que vous venez de créer et choisissez Activer . L’élément de workflow est activé. Read More Technology Blog Posts by Members articles

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